Externaliser le secrétariat de votre PME
En bref : Vous déléguez emails, agenda, facturation à une assistante dédiée. Démarrage en 7 jours, économie de 50% vs embauche, flexibilité totale. Voici comment faire.
L'essentiel à retenir
- •Externaliser le secrétariat d'une PME permet d'économiser environ 50 % par rapport à une embauche CDI.
- •Prestation premium à partir de 770 €/mois, forfait calibré selon le volume et les missions, tout compris.
- •Démarrage en 7 jours ouvrés, autonomie complète de l'assistante dédiée sous 1 mois.
- •Flexibilité saisonnière : ajustement du volume chaque mois avec un préavis d'un mois.
Pourquoi les PME externalisent leur secrétariat
Le dirigeant fait tout
Emails à 23h, factures le dimanche, agenda ingerable. Le temps passé sur l'admin ne génère pas de chiffre d'affaires.
Embaucher coûte trop cher
Un mi-temps CDI = ~1 500€/mois chargé. Pour 20h de travail admin par semaine, c'est souvent trop.
Activité fluctuante
Haute saison / basse saison. Un CDI reste fixe. L'externalisation s'adapte à votre réalité.
Risques employeur
Prud'hommes, licenciement, arrêts maladie sans backup. L'externalisation élimine ces risques.
Les 5 étapes pour externaliser
Lister vos tâches chronophages
Emails, agenda, facturation, relances, saisie... Notez tout ce qui vous prend du temps sans créer de valeur directe.
Évaluer le volume horaire
Combien d'heures par semaine ? 10h, 15h, 20h ? Soyez réaliste. Mieux vaut commencer modeste et ajuster.
Choisir un prestataire sérieux
Vérifiez : infrastructure sécurisée, assistante dédiée (pas partagée), backup garanti, clause confidentialité.
Préparer la prise en main
Documentez vos process basiques, préparez les accès (email, CRM, outils). 2-3h de préparation suffisent.
Démarrer progressivement
Commencez par les tâches simples (emails, agenda), montez en puissance sur 2-3 semaines.
Ce que vous pouvez externaliser
📧 Communication
- • Tri et réponse aux emails
- • Filtrage des sollicitations
- • Rédaction de courriers
- • Accueil téléphonique
📅 Organisation
- • Gestion d'agenda
- • Organisation de déplacements
- • Préparation de réunions
- • Coordination équipe
💰 Administratif
- • Devis et facturation
- • Relances clients
- • Notes de frais
- • Suivi fournisseurs
🔐 Checklist sécurité avant de choisir un prestataire
Infrastructure dédiée
VM isolée, pas d'accès depuis le PC personnel de l'assistante
Clause confidentialité
Engagement contractuel sur la protection de vos données
Accès tracés
Logs de connexion, historique des actions
Backup garanti
En cas d'absence, une autre assistante opérationnelle prend le relais
Assistante dédiée
Pas une assistante partagée entre 10 clients
💡 Chez Pro-Assistante, tous ces points sont inclus de base. Vérifiez par vous-même.
⏱️ Timing : de la décision au démarrage
Autonomie complète de l'assistante sous 3-4 semaines
Questions fréquentes
Quelles tâches peut-on externaliser en PME ?
Toute la gestion administrative courante : emails, agenda, facturation, relances clients, devis, saisie, réservations, préparation de réunions, classement numérique, gestion fournisseurs, notes de frais...
Est-ce adapté à une PME de 5-20 salariés ?
C'est même le cas idéal. Assez de volume pour justifier une assistante, mais pas assez pour un temps plein. 15-25h/semaine couvrent généralement les besoins.
Comment garantir la confidentialité des données ?
Chez Pro-Assistante : VM dédiée (pas d'accès depuis son PC perso), VPN obligatoire, accès tracés, clause confidentialité signée. Infrastructure pro, pas du bricolage.
Combien de temps pour être opérationnel ?
Démarrage en 7 jours ouvrés. Les 2 premières semaines sont une phase de prise en main où l'assistante apprend vos process. Autonomie complète sous 1 mois.
Et si mon activité est saisonnière ?
Parfait pour l'externalisation. Vous augmentez les heures en haute saison, réduisez en basse saison. Préavis d'un mois pour ajuster. Pas de charge fixe toute l'année.
Prêt à externaliser ?
Parlons de votre PME. 15 minutes pour comprendre vos besoins et voir si ça matche.